Основания для проверки трудовой инспекцией в. Как проходит проверка трудовой инспекцией

Работодатели обязаны соблюдать нормы трудового права. Государство время от времени проверяет, как выполняется эта обязанность. На практике, если у компании какой-либо формы собственности есть в штате хотя бы один человек, туда придет трудинспекция: планово, а иногда и внепланово.

Что проверяют специалисты трудовой инспекции? Основная цель проверок — контроль соблюдения предпринимателями и должностными лицами трудового законодательства. Порядок проведения и нормативы этого контроля регламентированы на законодательном уровне. В частности, этому посвящены статьи из главы 57 Трудового Кодекса.

Законодательные акты, которые контролируют выполнение норм трудправа:

ФЗ №294 от 26.12.2008 направлен на защиту юрлиц и ИП при проверках. Он регламентирует процедуру госнадзора, устанавливает сроки проведения, содержит другую важную для предпринимателей информацию.
Правительственное постановление № 875 от 01.09.2012 утверждает Положение о госнадзоре в области трудового права.

Основания для контроля

Надзорные мероприятия делят на две основные категории: плановые и внеплановые . Первые носят превентивный характер и зависят только от установленного законом регламента. Вторые направлены на выявление конкретных нарушений и зависят от действия работодателя или обращений физических лиц.

Плановые визиты ГИТ

Основание для плановых проверок из ГИТ служит установленная законом необходимость госнадзора за исполнением трудового законодательства. Контроль осуществляется периодически, в зависимости от категории риска, которая присвоена предприятию. Такой подход обусловлен ФЗ №294 и пунктами 17-24 Положения о надзоре по труду.

Как часто и за какой период трудовая инспекция проверяет планово:

1 раз в 2 года — компании из категории высокого риска.
1 раз в 3 года — организации, которым присвоена значительная категория риска.
1 раз в 5 лет — компании со средним риском.
1 раз в 6 лет — предприятия из категории с умеренным риском.

Юридические лица, попавшие в сегмент с низким риском, плановым проверкам не подлежат.

Внеплановые проверки

Основания для внеплановых проверок описаны в статье 360 ТК РФ. В их числе:

Обращение в ГИТ с жалобами на нарушение трудовых норм. Например, поводом может стать задержка зарплаты или если ее уровень ниже МРОТ, пренебрежение условиями охраны труда, неправильном оформлении трудовых отношений и др.
Окончание срока, который был установлен предыдущей проверкой для исправления выявленных недочетов.
Инициатива Правительства, Президента или прокуратуры. При этом начальник инспекции издает соответствующий приказ.

Что проверяет ГИТ: порядок проведения

Схематично регламент проведения надзорных мероприятий можно отразить так:

Оповещение . Предупреждение о плановой проверке должно поступить на предприятие не меньше чем за 3 суток до визита инспектора. За это время вы вправе запросить детали предстоящей проверки: какой орган направляет комиссию, регламент проверки трудовой инспекции, за какой период проверяют, в каком порядке и какие мероприятия предусмотрены. Если проверка внеплановая, то закон не обязывает ГИТ оповещать. Инспекцию могут начать в тот же момент, когда проверяющий пришел в компанию. Но на практике чаще оповещают за сутки.

Проверка документов . С 2018 года проверка происходит в формате опросника. Полномочия и права инспекторов не изменились, но регламент их действий стал более структурированным: результаты контроля заносятся в проверочные листы, сформированные по темам (например, в теме «Трудовой договор» трудовая инспекция проверяет при проверке наличие контрактов, правильность их составления, своевременность подписания).

Институт профессионального кадровика записал несколько роликов о работе с проверочными листами. Посмотрите вводную часть и другие видео .

О том, какие документы проверяет трудовая инспекция далее поговорим подробно.

Составление акта с итогами . Иногда его составляют на предприятии, но чаще всего за ним нужно идти в ГИТ.

Составление предписания . Этот пункт выполняется, если есть нарушения. Документ содержит описание нарушения, дажу его совершения, ссылку на законодательный акт, срок на устранение. По окончании срока будет еще одна проверка.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Нет фиксированного списка документов, которые в обязательном порядке запрашивает инспекция. В перечень актов, которые вы обязаны предъявить по требованию инспектора, входят:

Трудовые договоры.
Личные дела и личные карточки.
Трудовые книжки и реестры их учета.
Табель учета рабочего времени.
Рабочий распорядок и график отпусков.
Расчетные листы и бухгалтерские ведомости.
ПВТР и некоторые другие локальные акты.
Реестры ознакомления с ЛНА, кадровыми и бухгалтерскими документами.

Что проверяет трудовая инспекция при внеплановой проверке

Внеплановые проверки носят тематический характер. То есть ГИТ получает сигнал о конкретном нарушении и проводит расследование по этой теме. Например, работник пожаловался, что работодатель не произвел расчет в последний рабочий день или не отдал трудовую книжку.

Если проверка тематическая, инспектор ограничен рамками запроса. То есть в приведенном выше примере он не имеет права проверять соблюдение норм охраны труда или запрашивать документы, связанные с другими сотрудниками.

Особый случай — что проверяет трудовая инспекция при жалобе работника, который пожелал, чтобы его имя осталось неизвестным работодателю. Такое право дает труженикам статья 358 ТК РФ. В этой ситуации инспектор, чтобы сохранить инкогнито заявителя перед компанией может запросить документы нескольких сотрудников.

Как проверить регистрацию жалобы в трудовую инспекцию? Работодатель это сделать не может: ему доступно только распоряжение, которое предъявляет инспектор. А вот заявитель может отслеживать статус своего обращения через личный кабинет на сайте онлайнинспецкия.рф.

Что проверяет трудовая инспекция: границы полномочий

Пределы полномочий инспекторов зависят от типа и предмета проверки. Как уже было сказано, универсального списка проверяемых документов нет, но есть 3 главных ограничения.

Чего не может делать инспектор: 3 ограничения

Проверять больше, чем предусмотрено опросниками.
Требовать документы или информацию, которая не относится к теме проверки.
Изымать оригиналы документов.

Если есть нарушения, админответственность может быть применена не только на руководителя, но и на ответственных исполнителей высшего звена. Например, на главного бухгалтера. А вот рядовых сотрудников привлекать к ответственности по результатам проверки из ГИТ нельзя.

Как подготовиться: инструкция

Изучив законодательную базу, регламент проведения проверок и что проверяет ГИТ по охране труда, вы будете лучше готовы как плановым, так и внеплановым проверкам. Для дополнительной помощи приведем также своеобразный ТОП-лист «проколов» по части кадрового дела.

ТОП-лист ошибок работодателей при проверке

Не со всеми работниками оформлены трудовые договоры (ТД). Если на договоре нет подписи работника, он тоже считается не заключенным.
В ТД не прописаны обязательные параметры. Например, условия труда или зарплатная ставка.
Нет обязательных ЛНА. Например, правил внутреннего трудового распорядка. Или они есть, но нет свидетельств, что сотрудники ознакомлены с ними до подписания ТД.
Слишком поздно составлен график отпусков (меньше чем за 14 дней до начала календарного года).
Неправильно разбит отпуск одного или нескольких работников: все части меньше 14 дней.
Зарплаты выплачивается реже, чем каждые 15 дней без письменного согласия работника. Посмотрите наше видео о подготовке к кадровым проверкам.

Проверки — это всегда дополнительная нагрузка на руководителя предприятия, бухгалтерию и кадровую службу. Визит инспекторов ГИТ — не исключение. Курс от Института профессионального кадровика поможет подготовиться, уменьшить стресс и нежелательные последствия. Посмотрите видео о подготовке к кадровым проверкам или

Во время плановой проверки сотрудникам трудовой инспекции требуется проверить точность и своевременность исполнения трудового законодательства работодателями. В ходе выездной проверки государственные инспекторы будут осуществлять анализ деятельности подконтрольной организации.

Для проверки законности совершаемых работодателем действий и принимаемых решений государственным служащим потребуется провести анализ документов, подготовленных для трудовой инспекции руководителем компании.
Инспекция по труду основывает свою деятельность на следующих принципах:

уважение, соблюдение и защита гражданских прав;
независимость и гласность проверки;
законность и объективность решений, принимаемых по итогам изучения работодателя.

В ходе подготовки и проведения контрольных мероприятий в 2018 году должностные лица инспекции по труду нацелены на выполнение таких задач как:

предотвращение и выявление фактов отступления от трудовых норм или правил безопасности трудовой детальности;
информирование работодателей и работников о современных методах соблюдения действующих положений;
сообщение уполномоченным государственным органам об обнаружении фактов совершения неправомерных деяний (действий или бездействий), злоупотребления правом или принятия решений, не соответствующих указаниям трудового законодательства.

Документы, необходимые для проведения проверки

Законодатель передает трудовым инспекторам права по:

истребованию у работодателей и бесплатному изучению любой документации, информации или объяснений, которые требуются для наиболее полного и всестороннего изучения подконтрольного объекта;
изъятию для анализа образцов веществ и материалов, которые обрабатываются или иным образом используются производственными работниками;
направлению в адрес работодателя официальных запросов с просьбой предоставить конкретные документы. Получив такой письменный запрос, руководитель должен передать государственным служащим копию необходимого документа, удостоверенную печатью предприятия, а также личной подписью начальника или уполномоченного им должностного лица организации.

Трудовое законодательство не позволяет государственным инспекторам оставлять запросы на документы или изымать образцы, которые не имеют отношения к проводимой проверке. Также сотрудники трудовой инспекции не вправе совершать изъятие из организации оригинальных экземпляров любых документов.

Какие документы проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Для всестороннего изучения объекта уполномоченным инспекторам необходимо проанализировать:

учредительные документы организации (устав или учредительный договор);
документы об ИП или сведения об участниках юридического лица;
выписку из ЕГРЮЛ;
локальные нормативные акты, утвержденные руководством компании;
официально действующие в организации должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, а также штатное расписание;
содержание индивидуальных и коллективных трудовых договоров, заключенных с работниками и руководителем фирмы;
акт о порядке обработки персональных данных работников;
положение об организации работы по охране труда, положение о службе охраны труда;
утвержденный руководителем график отпусков, необходимый согласно ст. 123 ТК РФ;
положения об оплате труда (ст. 129 ТК РФ) и начислении стимулирующих выплат (ст. 135 ТК РФ);
форму расчетного листка и график сменной работы;
личные карточки работников, оформленные в соответствии с действующими стандартами;
трудовые книжки и журнал движения трудовых книжек;
журнал учета рабочего времени;
схему управления производственно-хозяйственной деятельностью;
журнал прохождения вводного и рабочего инструктажа, программы по проведению инструктажа на рабочем месте, инструкции по охране труда;
приказы о порядке прохождения стажировки, приказы о допуске к самостоятельной работе;
акты ввода в эксплуатацию зданий и сооружений, акты приемки производственных механизмов;
личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты, документы о приобретении специальной одежды и обуви;
протоколы аттестации по охране труда, удостоверения о прохождении обучения правилам безопасности трудовой деятельности;
документы о прохождении медицинских осмотров.

Какой период проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Согласно законным указаниям плановая проверка работодателя, проводимая сотрудниками трудовой инспекции, должна происходить не чаще 1 раза в течение 3-х лет.

Какие года обычно проверяет трудовая инспекция

Чаще всего проверке подвергают сведения за последние 3 года. Проверяющий истребует у представителя работодателя журнал учета проверок. Этот документ позволяет отслеживать периодичность контрольных мероприятий. В журнале органы по надзору за соблюдением трудового законодательства отмечают:

наименование контрольного органа;
дату начала и окончания проверки;
задачи и предмет, правовые основания для организации контрольных мероприятий;
перечень выявленных нарушений и выданных предписаний.

Проверка трудовой инспекцией малого предприятия

Целью проведения проверки малых предприятий является поиск нарушений трудовых прав сотрудников. При наличии соответствующих просьб проверяющий знакомит руководителя с административным регламентом проверки. Затем должностные лица проводят контрольные мероприятия и сообщают руководителю организации о результатах проверки.

Если государственный инспектор выявляет отступления от действующего закона, он:

выдает представителю юридического лица предписание с целью устранить выявленные нарушения в конкретные сроки, а также провести мероприятия по предотвращению травматизма среди работников;
контролирует исполнение выданных предписаний.

Рано или поздно плановая проверка трудовой инспекцией коснется всех предпринимателей и компаний, где есть наемный персонал. Бывают еще внеплановые проверки, организованные после заявлений или обращений сотрудников. О том, что проверяет трудовая инспекция и как подготовиться к визиту, объясняем в этой статье.

О чем вы узнаете:

Виды плановых проверок

Инспекторы, проверяющие условия труда работников, посещают российских предпринимателей чуть реже, чем налоговики.

Трудовая проверка, как и налоговая, бывает плановой, к которой можно успеть подготовиться, и внеплановой, т.е. внезапной.

График проверок трудовой инспекции на 2019 год включает только плановые проверки. Календарный план доступен на сайте трудовой инспекции каждого из регионов. Для этого выделена отдельная вкладка «План проверок», а также план доступен на сайте Единого реестра проверок.

Плановая проверка трудовой инспекцией большинства средних и крупных предпринимателей и компаний проводится один раз в три года (исключения – компании где может быть риск опасности труда). Однако этот график не распространяется на малый бизнес до 2022 года, так как в 2018 году президент РФ В.В. Путин одобрил мораторий на плановые проверки ряда ведомств до 2022 года. В этот ряд служб попала трудовая инспекция.

Однако мораторий не распространяется на внеплановые проверки трудовой инспекцией, которые в 80% случаев происходят по жалобе работников (ныне трудящихся или уже уволенных).

Удаленно контролировать работу магазина, назначать задачи сотрудникам и настраивать права доступа к документам можно в программе от Бизнес.Ру. Она позволяет организовать «прозрачную» работу своих сотрудников, а также обеспечить точность выполнения любой задачи в заданные сроки.

Другие популярные поводы для внеплановой проверки:

закончился срок предписания с предыдущей проверки;
появление в СМИ информации о нарушении условий труда или задержке зарплаты и поручение от генпрокуратуры разобраться;
появление информации от других ведомств о нарушениях в области охраны труда или в сфере выдачи заработной платы.

Отметим, что если кто-то из ваших сотрудников пожаловался в Трудовую инспекцию, то вы не узнаете, кто это был. По закону инспекторы не разглашают информацию об авторе жалобы, однако не принимают жалобы анонимно.

Длительность внеплановой проверки – не более 20 дней. Однако количество их не нормировано.

Проверка трудовой инспекцией может быть как выездной, так и документарной: инспекторы либо выезжают к вам, либо запрашивают документы и оценивают ваши действия в своих кабинетах.

Выездная и документарная проверка трудовой инспекцией

Какого вида будет внеплановая проверка трудовой инспекцией, зависит от решения самих инспекторов. По 294-ФЗ («О защите прав юридических лиц») допустимо выезжать с проверкой только в случае, если по документам оценить работу компании не представляется возможным.

На практике есть решение суда, по которому предпринимателю из Перми удалось обжаловать результаты проверки, так как инспекторы выехали на место, хотя могли этого не делать (решение от 2 ноября 2011 года № 2-3664/2011 Ленинского районного суда г. Перми).

Сложность выездной проверки трудовой инспекцией, инициированной по жалобе кого-то из персонала, в отсутствии уведомлений о визите инспекторов. То есть работодатель не может загодя подготовить все необходимые документы: приказы, распоряжения и т.д.

Как проходит проверка трудовой инспекцией

Процесс проверки сотрудниками Государственной инспекции по труду включает следующие этапы:

1. Уведомление за три дня до проверки (при плановой проверке, по ч. 9 ст. 360 ТК РФ извещать компанию о внеплановой проверке по жалобе работника запрещено). Предприниматель, получив уведомление, может потребовать информацию о планируемом ходе проверки.

2. Процедура проверки . Сначала инспекторы по труду требуют копии необходимых документов. Потом, если необходимо, приезжают и работают с документами на месте. Выездную проверку трудовая инспекция должна начинать с предъявления собственных документов: приказа и удостоверения.

Сколько длится проверка

3. Получение акта о проверке . Один акт остается в трудовой инспекции. Второй отдается предпринимателю (представителю компании). Акт вручают лично.

В акте указываются нарушения, если они есть. Этот акт можно обжаловать в суде.

Обычно на устранение нарушений дается небольшой срок. Если предприятие не уложится в него, ему грозит штраф или более серьезная административная ответственность.

Плановая и внеплановая проверка трудовой инспекции – это всегда стресс для руководителя. Представителю бизнеса следует запомнить правила проверки, чтобы не допустить нарушений со стороны инспекторов.

Сотрудники инспекции не имеют права:

просить информацию, которая не относится к предмету проверки;
забирать оригиналы документов.

При этом инспекторы могут:

начать внеплановую проверку в любое время дня и ночи, при предъявлении удостоверения;
запрашивать документы не только у компании, но и у органов власти;
снимать пробы веществ, только если это будет сопровождаться документом (актом);
расследовать происшествия на предприятии, если есть подозрение, что к трагедии привели нарушения в области охраны труда;
отстранять сотрудников компании от работы (через выдачу соответствующего предписания);
судиться с компанией или выступать на суде с экспертной оценкой.

Частота проведения проверок

Плановая проверка трудовой инспекцией по 294-ФЗ (ст. 9) проходит раз в три года. Однако последние правки статьи добавили исключения. В зависимости от рисков Правительство РФ может назначить иную периодичность – два раза в три года или чаще.

Например, более жесткие условия проверок коснутся компаний в сфере теплоснабжения, энергетики, здравоохранения и других.

Уведомление о проведении плановой проверки

Та же статья 9 294-ФЗ указывает, что органы контроля обязаны уведомлять компанию о проведении плановой проверки не позднее чем за 3 рабочих дня до этого.

Они должны отправить копию уведомления по почте или через интернет (заверенное усиленной квалифицированной цифровой подписью).

О внеплановом визите в некоторых случаях необходимо сообщать (ч. 16 ст. 10 294-ФЗ) не менее чем за сутки. Однако если внеплановая проверка трудовой инспекцией была инициирована по жалобе сотрудников или ИП, инспекторы не имеют права предупреждать компанию.

Проверяемый период

Проверяемый период трудовой инспекцией – три года. Например, если проверка проходит в 2019 году, то будут запрашиваться документы за 2017, 2018 и 2019 год.

Автоматизировать документооборот помогает программа Бизнес.Ру. Она обеспечивает надежное хранение данных, позволяет настроить уровни доступа пользователей к различным документам и в несколько кликов создавать финансовые отчёты, платёжные поручения, приходы и расходы.

Какие документы проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Пакет документов может быть различным и включать:

личные карточки работников и договоры с ними;
трудовые книжки и журнал учета;
график работы и отпусков, внутренний распорядок;
больничные и отпускные листы;
оформление работы льготников;
документы о заработной плате и премиях;
согласие на работу с персональными данными сотрудников.

Полный перечень документов зависит от предмета проверки. Повторимся: инспекторы по охране труда не имеют право запрашивать документы, не касающиеся предмета проверки.

Частые ошибки:

отсутствие ставки оплаты труда в договоре с сотрудником;
нет подписи работников в трудовом договоре.

Проверка кадровых документов

Кадровые документы – это первое, что будет интересно инспекторам. Все перечисленные документы должны быть выполненные по формам, которые предусмотрены постановлением от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Действие постановления распространяется на все компании, независимо от их размера.

Проверка внутренних документов компании

Внутренние документы могут быть созданы не по форме, однако они обязательно должны быть сопоставлены с кадровыми документами.

Частая ошибка: в трудовом договоре прописан один график работы, а внутреннее распоряжение о режиме труда указывает на другой график.

Штатное расписание также должно соответствовать кадровым документам, как и положение о премировании.

График отпусков

Ошибки в документах об отпусках – частые, особенно у крупных компаний. Инспекторы проверяют не только выплаты отпускных, но и то, были ли направлены в отпуск все работники.

Если кто-то из сотрудников ушел в отпуск в период, противоречащий графику, надо убедиться, что для этого был издан соответствующий приказ.

Наиболее распространенная ошибка: положение о графике отпусков издано позже, чем через 14 дней после начала года.

Другая ошибка: много мелких отпусков сотрудника: ни один из них не достигает 14 дней.

Проверка зарплатных выплат

Сотрудники трудовой инспекции обращают внимание на график выплат зарплаты: по Трудовому кодексу заработная плата штатным работникам должна выдаваться строго два раза в месяц и не ниже МРОТ.

Время и место зарплатных выплат отражаются во внутренних документах компании. Премии и надбавки необходимо также фиксировать.

Важно! Инспекторы проверяют не только выплаты тем сотрудникам, которые сейчас работают, но вообще – всем, за последние три года. В том числе уволенным.

Ошибкой может быть указание заработной платы не в российских рублях.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Условия труда регламентируются различными инструкциями, а также с помощью обучения персонала охране труда, которое необходимо задокументировать.

Также инспекторы могут оценивать:

безопасность персонала компании, если речь идет о рисках для здоровья сотрудников;
периодичность медосмотров;
выдачу компенсаций за вредность и т.д.

Проверка трудовой инспекцией магазина: особенности

Во время плановой проверки трудовой инспекцией магазина сотрудники ведомства проверяют перечисленный выше перечень документов. Однако есть те нюансы, на которые обращают внимание только при проверке магазина.

В торговой точке часто спрашивают соглашение о полной материальной ответственности с работником. Спросят его обязательно, если вы до этого взыскали с персонала недостачи. По статье 241 Трудового кодекса сумма взыскания должна быть не выше среднемесячной зарплаты, если нет соглашения о полной матответственности.

Важно! Подобное соглашение можно заключать только с теми, кто указан в постановлении Минтруда от 31 декабря 2002 года. Это кассиры, продавцы, сотрудники склада.

Если магазин торгует сигаретами или алкоголем, инспекторы будут смотреть на личные карточки работников. Важно, чтобы были трудоустроены только те, кому больше 18 лет. Иное запрещено правительственным постановлением от 25 февраля 2000 года (№163).

Штрафы при проверке трудовой инспекции

Ответственность нарушения трудового законодательства бывает разной:

дисциплинарная (выговор или увольнение);
административная (штрафы накладываются сотрудниками инспекции в отношении должностного лица или компании);
материальная (накладывается за прямой вред учреждению, вычитается из зарплаты работника);
уголовная (решается только судом, если есть опасность для граждан).

Кодекс об административных правонарушениях предусматривает в рамках административной ответственности штрафы для:

руководителей и исполняющих их обязанности;
главы кадрового отдела;
бухгалтеров и лиц, которые обязаны следить за охраной труда.

Также штрафы предусматриваются для компаний или ИП.

Помимо штрафов предполагается запрет работы должностных лиц на срок до трех лет.

Административные штрафы предполагаются, если:

компания не соблюдает условия соглашения с работником (штраф до 4 тысяч рублей (5.33 КоАП));
увольняет сотрудника , который участвовал в забастовке или ругался по поводу условий труда (штраф до 4 тысяч (5.34 КоАП)).

Крупный штраф предусматривается, если в компанию приняли иностранного гражданина с нарушением норм . У компании взыщут до 80 тысяч рублей. Штраф для должностных лиц – до 50 тысяч. Для граждан – до 5 тысяч рублей.

Если работодатель скрывает, что сотрудник пострадал на производстве , то должностное лицо наказывается штрафом до 1 тысячи, а компания – до 10 тысяч рублей.

Уголовная ответственность предусмотрена, например, при:

увольнении беременной женщины или сотрудницы с детьми до 3-х лет (145 УК России) – штраф до 200 000 рублей;
невыплате зарплаты в течение двух месяцев и выше (статья 145.1 УК РФ) – штраф до 80 000 рублей;
если была нарушена безопасность, и работнику причинен тяжкий вред здоровью (статья 143 УК РФ), штраф до 200 000 рублей.

Рассмотрим, что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке, и как часто они могут проводиться.

Плановые проверки трудовой инспекции: порядок проведения

Инспекция по труду проводит проверки соблюдения в организациях трудового законодательства основываясь на ст.353 и 356 ТК. Специализированных нормативно-правовых актов, которые регулировали бы конкретно проверки трудового законодательства, в РФ нет. Поэтому в своей деятельности инспекторы руководствуются:

Конвенцией МОТ №81, составленной в 1974 году;
Законом «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора)» от 19.12.2008 №294-ФЗ.

Частота проведения плановых проверок

График проведения ревизий составляется за год. То есть план проверок трудовой инспекции на 2020, готовился в 2016 году. Каждый желающий может ознакомиться с ним на официальном сайте Роструда.

График составляется с учётом того, что соблюдение трудового законодательства можно проверять на предприятии не ранее чем через 3 года после:

Государственной регистрации юрлица или ИП;
Окончания проведения последней проверки.

Уведомление о проведении проверки

Перед началом проверки руководитель трудовой инспекции по месту нахождения организации издаёт соответствующее распоряжение. В нём указывается:

Дата издания;
Должностные лица, уполномоченные проверять организацию;
Полное название и юридический адрес проверяемой организации;
Точная дата проведения проверки, её цели и задачи.

Копия распоряжения направляется руководителю объекта проверки, таким образом, чтобы он был уведомлен о проведении ревизии не позднее 3 дней до её начала. Уведомление может быть отправлено факсом, почтой либо передано в руки.

Внимание! Инспекторы не могут:

Запрашивать информацию, образцы, не имеющих отношение к объекту проверки;
Изымать оригиналы каких-либо документов.

Проверяемый период

В ходе проверки исследуются документы за последние 3 года. Таким образом, в ходе плановой проверки трудовой инспекции в 2017 году будут изучаться документы с 2015 по 2017 год.

Какие документы проверяет трудовая инспекция

Закон не ограничивает инспектора в своих действиях. Он может потребовать для проверки любой документ, который тем или иным образом касается соблюдения трудового законодательства. В любом случае перед приходом проверяющих организации необходимо привести в порядок следующие бумаги.

Договоры

Трудовые договоры с работниками должны соответствовать требованиям ст.57 ТК.
Договоры об индивидуальной или коллективной материальной ответственности. Они могут заключаться с работниками, перечень должностей которых указан в постановлении Минтруда №85 от 31.12.2002 .
Ученические договоры, если в организации практикуется ученичество.

Учредительные документы

Устав;
Свидетельство о госрегистрации.

Локальные НПА

Правила внутреннего трудового распорядка.
Коллективный договор.
Положение, регулирующее оплату труда и премирование работников (это необязательный документ, такие же сведения могут содержаться в колдоговоре).
Положение о персональных данных сотрудников в соответствии со ст.88 ТК.
Другие возможные локальные акты организации, устанавливающие график сменности, вахтовый метод, ненормированный рабочий день или разделение рабочего дня для сотрудников.

Документы по охране труда

Инструкции по охране труда;
Журнал обучения и прохождения инструктажа по охране труда;
Другие документы: журнал вводного инструктажа, личная карточка обучения работников, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа и т.д.

Приказы

О приме на работу;
Об увольнении;
О привлечении к дисциплинарной ответственности и др.

Законодательство не содержит закрытого перечня приказов, которые может издавать руководитель организации, поэтому все распоряжения, касающиеся трудового права должны храниться в отделе кадров.

Важная информация

Кроме документов нужно учесть и соблюдение всех норм трудового права. Вовремя проводимые аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте также имеют значение. Нужны ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.

Бухгалтерские документы

Трудовая инспекция проверяет трудовые договора на наличие там информации о днях выплаты заработной платы, а затем сверяет эти даты с реальными датами выплат. Инспектора изучают:

Формы расчётных листов;
Извещение о выплате зарплаты, составляемое в соответствии со ст.136 ТК.

Документы об отпусках

Извещения работников о предоставлении отпуска. Согласно ст.123 ТК работник должен быть уведомлен об очередном отпуске не позднее, чем за 2 недели до начала.

Документация по учёту рабочего времени

Табель учёта (составляется в соответствии со ст.91 ТК);
Штатное расписание (необязательный документ).

Другие документы

Сюда можно отнести:

Трудовые книжки;
Личные карточки работников (форма Т-2);
Уведомления работников о переносе рабочего времени, сокращении штата, расторжении трудового договора и т.д.;
Заявления работников о предоставлении отпуска, расторжении трудового договора и т.д.;
Больничные листы;
Различные журналы учёта (командировок, движения трудовых книжек, несчастных случаев на производстве и т.д.).

Виды плановых проверок

В зависимости от способа изучения документации плановые проверки делятся на выездные и документарные.

Выездная проверка

При таком способе проверки уполномоченные должностные лица приезжают непосредственно в организацию, включённую в график проверок трудовой инспекции на 2020 год, для исследования документов.

ИП или руководитель организации, в которой проводится проверка, обязаны:

Обеспечить проверяющим возможность ознакомиться с документами, касающимися предмета проверки;
Предоставить им доступ в офис, здания и сооружения проверяемого предприятия.

В таблице указана максимальная длительность проверки

Документарная проверка

Такую проверку инспектор осуществляет на своём рабочем месте, то есть в территориальном органе трудовой инспекции. Документы для исследования предоставляются ему проверяемой организацией после получения уведомления о проверке.

Для проверки в инспекцию необходимо отправить копии документов, заверенные печатью и подписью руководителя организации. Печать на копиях может стоять любая: «для документов», «для отдела кадров» и т.д. Если ИП или организация не имеют собственной печати, на копии достаточно удостоверительной подписи руководителя.

Такой реквизит как удостоверительная подпись включает в себя:

Надпись — Верно; либо — Копия верна;
Должность лица, удостоверившего копию;
Его подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы);
Дату.

Так как перечень того, что проверяет государственная инспекция труда не исчерпывающий, в ходе проверки инспектор может затребовать дополнительные документы, которые он сочтёт необходимыми для исследования. Для этого он направляет субъекту проверки соответствующий запрос. Руководитель организации должен в течение 10 рабочих дней предоставить в инспекцию затребованные документы (п.5 ст.11 Закона №294).

Подробно о проверках государственной инспекции труда рассказывает специалист

Сколько времени занимает проверка

Общий срок для проведения проверки трудовой инспекцией составляет 20 дней. Но из этого правила есть исключения для субъектов малого предпринимательства:

На малом предприятии можно проводить плановую выездную проверку не дольше в общей сложности 50 часов;
Аналогичная проверка микропредприятия — 15 часов.

Это исключение касается только плановых выездных проверок. Внеплановые или документарные проверки проводятся по общему правилу.

На территории России действует до конца 2018 года мораторий на проверки малого бизнеса, эти организации освобождены от плановых проверок трудовой инспекцией.

Как проходит выездная плановая проверка

Алгоритм действий проверяющего примерно одинаковый во всех организациях.

Согласно графику проверки трудовой инспекции на 2020 год инспектор приезжает на предприятие. Предъявляет своё служебное удостоверение и распоряжение о проведении проверки.
Проводит проверку документов кадровой службы: трудовые договора, трудовые книжки, приказы по кадрам и т.д.
Проверяет бухгалтерскую документацию (все бумаги, касающиеся оплаты труда).
Изучает документы по охране труда.
Составляет акт проверки, в котором указываются обнаруженные нарушения. Документ составляется в 2 экземплярах: первый – для инспектора, второй – для проверяемой организации.

Остались вопросы? Задавайте их в комментариях к статье

Проверки государственными органами компаний различных форм собственности на предмет соответствия их деятельности нормам трудового права, закреплены законодательством РФ в сфере надзора. Для подобных действий государственных структур имеются соответствующие основания, регламенты и процедуры. Главной целью проверок трудовой инспекции является контроль за соблюдением должностными лицами, предпринимателями и организациями норм и требований трудового законодательства (статьи 353 и 356 ТК РФ).

Проведение трудовыми инспекциями (территориальными подразделениями Роструда) проверок организаций регулируется Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 294 «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного и муниципального контроля», Постановлением Правительства РФ № 875, закрепившем Положение о надзоре в сфере трудового законодательства и иными нормативными актами. На региональном и местном уровнях также имеются регламентирующие такие проверки законы.

Проверки трудовой инспекции – непростой период в жизни любого предприятия, огромная физическая и моральная нагрузка на руководство, финансовую и кадровую службы.

Поэтому, так важно знать характерные особенности таких мероприятий, и быть готовым к ним заблаговременно.

Основания для проведения проверок

Проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен строго законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие даже одного основания , из называемых Законом № 294-ФЗ:

прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Для проведения внеплановой проверки нужен определенный повод, исходящий, как правило, от сотрудников предприятия и сигнализирующий о различного рода нарушениях (часть 7 статьи 360 ТК РФ):

обращение работника с заявлением в трудовую инспекцию о нарушении его трудовых прав со стороны работодателя;
поступление запроса о ревизии условий труда на рабочем месте от сотрудника какой-либо организации;
получение заявления от физических лиц, организаций, работодателей, органов государственной власти, СМИ о случаях нарушения норм трудового права. Эти действия должны нести угрозу нанесения вреда жизни и здоровью сотрудников;
завершение срока исправления работодателем нарушений по предписанию трудовой инспекции;
издание приказа (распоряжения) руководителя подразделения государственной трудовой инспекции об осуществлении внеплановой проверки по запросу прокурора, поручению Президента или Правительства.

Полезная информация руководителю о данной процедуре

Анонимные обращения трудовой инспекцией, как и другими государственными органами, не рассматриваются. В РФ это правило закреплено на законодательном уровне. В заявлении работника в трудовую инспекцию в обязательном порядке указывается его основные данные: ФИО, адрес и номер телефона.

Если жалоба подана сотрудником на работодателя , то последний, как правило, желает владеть информацией, от чьего имени было заявлено о факте нарушений. Однако, сотрудник может сохранить данные о себе в тайне (обязательно упомянув об этом в заявлении), тогда инспекторы должны действовать строго конфиденциально (статья 358 ТК РФ).

Закон не предусматривает обязательного уведомления работодателей о проведении внеплановых проверок. Если предупреждение о дате начала инспекции не способно повлиять на качество проверки в целом, то трудовой инспектор может предупредить работодателя не позднее, чем за сутки до прихода проверяющих на предприятие, что чаще всего и происходит на практике.

Если имеет место не комплексная, а тематическая проверка выполнения требований законодательства в сфере труда, то инспекторы в своих действиях не имеют права выходить за рамки обозначенных вопросов , требовать сведения вне предмета ревизии. Так, если тема проверки – документы по охране труда, то проверяющие не могут касаться вопросов деятельности кадровой службы.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

При выявлении нарушений административная ответственность (штраф) может быть наложена не только на руководителя организации, но и на ее отдельных работников, к примеру, начальника отдела кадров, бухгалтера. Однако рядовых сотрудников оштрафовать нельзя.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Документация для ревизии инспекцией

Официально утвержденного состава и порядка документов, которые необходимо проверить инспекции, не существует. Неважно, какого рода проверки проводятся в организациях, – плановые или внеплановые, трудовая инспекция вправе затребовать любые документы , касающиеся деятельности организации в сфере труда. Особенно, если речь идет о комплексных проверках. Предъявляются как оригиналы документов для инспектирования, так и подтверждения того, что работники были ознакомлены с ними (росписи в журналах). С полученных оригиналов допустимо делать копии и выписки.

Весь массив инспектируемых документов можно разделить на три большие группы :

Документы кадровой службы: и Учредительный договор, коллективный договор, с вкладышами, личные карточки работников, различные должностные инструкции (например, и др.) и , многочисленные приказы по кадрам (о , об увольнении, о переводе, об отпуске, о поощрениях, о командировках и др.), больничные листы, и соответствующие извещения, положение об оплате труда и премировании, журналы и книги учета и ознакомления (книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и др.).
Документы бухгалтерии: многочисленные документы, связанные с оплатой труда – , расчетные листки, лицевые счета работников и др.
Документы по охране труда: , положение о персональных данных, инструкции, связанные с охраной труда, положения об аттестации, документы об обучении и медосмотрах граждан, журнал инструктажа по технике безопасности, соответствующие приказы (распоряжения) работодателя и др.

Проведение проверки в бухгалтерии и в отделе кадров

Бухгалтерский отдел и отдел кадров – ключевые участки ревизионных действий уполномоченных органов. Именно в этих местах на предприятии и сосредоточено основное количество необходимой документации.

В бухгалтерии осуществляется проверка соответствия системы оплаты труда на предприятии действующему законодательству, выявляются, не нарушены ли экономические права работников. Проверяющими могут быть затребованы: платежные ведомости, расчетные листки работников, лицевые счета сотрудников, касса, чековые книжки.

Частыми нарушениями на этом участке работы могут быть:

игнорирование оповещения работников о зарплате при помощи расчетных листков;
неправильное оформление платежных ведомостей;
отсутствие подписей работников на документах, ошибки в лицевых счетах сотрудников и др.

Предметом проверки в отделе кадров являются: учредительные документы организации, коллективный и трудовые договора, трудовые книжки и их вкладыши, документы по отпуску и выплате заработной платы, локальные акты организации, документы, связанные с охраной труда, приказы и распоряжения работодателя, извещения и уведомления, заявления и справки, журналы и книги учета с подписями ознакомленных с правилами и событиями сотрудников.

Изучаются кадровые приказы : приказы о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении, по формам, утвержденным Госкомстатом РФ от 2004 года. Также ревизоров могут заинтересовать приказы о дисциплинарных взысканиях, о сверхурочных работах, об отстранении от работы, о временном переводе из-за производственной необходимости и т.п.

Локальные нормативные акты должны иметь форму и содержание в строгом соответствии с законом, не должны допускать противоречий по отношению друг к другу, а также к трудовым договорам и штатному расписанию (разный рабочий график, различные системы оплаты труда и др.).

Частые документальные нарушения в кадровой службе:

По результатам плановой проверки составляется специальный акт , а если имели место нарушения, – соответствующий протокол . Работодателю выдается предписание об их устранении в определенный срок.

Если этого не последовало, то вступает в силу административная ответственность по отношению к руководителю на основании Кодекса об административных правонарушениях. Проверка предприятия трудовой инспекцией может быть обжалована либо главному госинспектору труда РФ, либо с помощью подачи .

Период проведения плановых проверок

Плановая проверка надзорного органа в сфере труда инспектирует трехлетний период деятельности предприятия. При этом в настоящее время на сайте Генпрокуратуры РФ можно узнать о графике плановых проверок организаций на определенный год. Такой план в обязательном порядке размещается на сайте до конца следующего перед проверочным года.

Роструд должен за три дня до начала уведомить организацию о проведении на ее территории плановой проверки. Проведение проверки, не включенной в общегодовой график, запрещается, ее результаты аннулируются.

Несмотря на то, что плановые проверки положено производить не чаще одного раза в три года, из этого правила имеются исключения . В отношении образовательных, медицинских организаций и предприятий социальной сферы проверяющие мероприятия осуществляются два раза и более в течение трех лет.

Внеплановая проверка может быть проведена в любой момент. Даты проверок фиксируются в журнале учета мероприятий по контролю.

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок – не выше 60 рабочих дней. Однако, если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Как правильно подготовиться к проверке

Проверка организации трудовой инспекцией является масштабным мероприятием, к которому невозможно подготовиться одномоментно. Поэтому, рекомендуется периодическое проведение внутреннего аудита документации предприятия , чтобы была полная готовность даже к внеплановой ревизии.

Лучше правильно оформлять документы сразу, «по факту», не откладывая «на потом», а также периодически приводить их в порядок , проверять на соответствие трудовому законодательству. У работодателя все обязательные документы по труду должны присутствовать в наличии и быть надлежащим образом оформленными.

В первую очередь, специалисты трудовой инспекции обращают внимание на наличие и правильное оформление различных правоустанавливающих документов в организации. Все типовые распоряжения и приказы должны составляться по специальным формам; под заявлениями и расписками работников – стоять их подписи; журналы – иметь твердые обложки, быть переплетены и , с нумерацией страниц, указанием общего количества листов, подписями ответственных лиц и печатью организации.

Также при проведении любого вида проверок во избежание штрафа, следует максимальное внимание уделить подготовке недостающих документов . Таковыми часто оказываются локальные нормативные акты, которыми любят пренебрегать небольшие фирмы. Проверяется не только их наличие, но и структура оформления, соблюдение их на практике.

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

Для удобства работы кадровой службы рекомендуется поместить отдельно перечень особых категорий работников: несовершеннолетних, находящихся в , занятых на вредном производстве, сотрудников с особенностями возрастного развития, иностранных граждан, и др. В случае проверок трудовая инспекция уделяет соблюдению их трудовых прав повышенное внимание.

О правилах и особенностях проведения проверок трудовой инспекцией смотрите в следующей видеолекции: