Характеристика пресс секретаря. Должностные обязанности и функции пресс-секретаря

• Связь с общественностью – СМИ, партнеры, представительства собственной компании, крупные заказчики – все официальное окружение бренда. Освещение событий, подготовка ожиданий со стороны журналистов, проведение встреч.
• Информационная составляющая – подготовка материалов, новостей, презентаций.
• Организационная область действий. Пресс-секретарь сверяется с графиком нанимателя, чтобы выстроить грамотный план его важных встреч/переговоров.
• Представительство бренда.
• Контроль наполнения информационного сайта.

Организация настроения на основном информационном поле и создание положительного общественного мнения – основные функции пресс-секретаря. Есть дополнительные обязанности.

Второстепенные задачи

Так, специалист по связям со СМИ и общественностью, в обязательном порядке должен:

• Следить за работой сотрудников департамента – распределять обязанности, контролировать исполнение.
• Вычитывать материал (интервью, обращения руководителя) перед подачей его в тираж.
• Планировать будущих деловые мероприятия.
• Налаживать сотрудничество с журналистами.
• Готовить релизы.
• Согласовывать элементы бренд-бука, характер представляемой публике печатной информации.
• Давать справки о графике работы руководства.

Возможные дополнительные функции

Пресс-секретарю поручают ведение архива публикуемых материалов, анализ реакций общественности на освещаемые новости компании – количество обязанностей определяет конкретный работодатель. На этого сотрудника могут быть возложены ответственные задачи:

• по планированию ребрендинга;
• мониторингу ситуации на рынке средств массовой информации;
• формированию базы представителей прессы;
• работе с общественными/благотворительными организациями.

Пресс-секретарь может проводить брифинги с сотрудниками отдела рекламы, брендинга, маркетинга. Он может развивать корпоративный сайт компании или контролировать корректность отображаемой на нем информации.

Знания и навыки в каких сферах могут потребоваться?

Широкий спектр обязанностей пресс-секретаря, его большая ответственность за имидж работодателя задает высокие требования к его личности, профессиональной подготовке. Что до знаний, без которых невозможно состояться в профессии, то их круг можно очертить списком на 5 пунктов.

• Основы предпринимательства. Специалист по связям должен четко понимать структуру рынка, на котором функционирует компания.
• Навыки журналиста или копирайтера. Грамотно формулировать мысли, представлять товар работодателя в самом выгодном свете.
• Управленческие компетенции. Это не только представитель, но и организатор, менеджер, PR-эксперт.
• Знание приемов эффективной рекламы в различных сферах деятельности компании.
• Умение четко выстраивать план выступлений.

Из полезных личностных качеств надо выделить стрессоустойчивость, коммуникабельность, умение вести диалог, налаживать отношения с широкой аудиторией. Хорошая дикция, грамотное письмо, развитая память, привычка выглядеть опрятно/авторитетно только ускорит карьерный рост специалиста.

Требования к образованию как один из критериев отбора кандидатов

Самостоятельного профиля пресс-секретаря в России де-факто нет. Но освоить эту профессию можно и через другие специальности. В нашем вузе это профили факультета управления, специальности корпоративного психолога, спортивного менеджера, маркетолога, менеджера по рекламе (digital и классической).

Пресс-секретарями с обширной сферой полномочий становились наши выпускники факультета бизнеса, экономисты, финансовые менеджеры. В управленческих компетенциях мы лучшие. Это подтверждено на самом высоком уровне (первое место рейтинга управленческих специальностей).

Пресс-секретарь - руководитель пресс-службы или ее единственный представитель, который отвечает в организации за работу со СМИ, нередко бывший журналист.

Отсутствие в штате организации пресс-секретаря часто приводит к следующим негативным последствиям:

ü не выдерживаются сроки, предоставляемые журналистами на решение конкретного вопроса;

ü происходят искажение или вовсе «утечка» информации вследствие отсутствия у специалистов администрации опыта общения с журналистами;

ü работа администрации часто представляется в невыгодном для нее свете;

ü снижается доверие к организации.

Между тем, диалог властных структур, бизнеса и СМИ крайне важен. Первым основополагающим для любого демократического государства элементом является право общества на получение достоверной информации. Трудно сказать, кто больше заинтересован в установлении партнерских и дружеских отношений. С одной стороны, журналисты ежедневно нуждаются в официальной информации. С другой, организации, фирмы стремятся к установлению прочных связей со СМИ («четвертой властью»), которая не только информирует массовую аудиторию, но и серьезным образом влияет на формирование общественного мнения, создает определенное настроение в массах. Регулированием взаимодействия этих двух сторон и занимается пресс-секретарь.

Обычно пресс-секретарю вменяются следующие обязанности:

ü оперативно распространять официальную информацию о деятельности организации в СМИ и на интернет-сайте;

ü организовывать поддержку со стороны СМИ политических, социальных, экономических инициатив, программ и проектов организации, формируя тем самым общественное мнение о ее деятельности;

ü изучать материалы прессы с целью информирования руководства о позиции СМИ в отношении деятельности организации, систематически готовить обзоры местной прессы, по заданию руководства – мониторинг СМИ;

ü отслеживать сообщения в СМИ и принимать при необходимости меры к исправлению ошибок, организовывать выступления с соответствующими опровержениями или комментариями, отвечать на запросы СМИ, предоставлять им комплексные информационные услуги;

ü заниматься подготовкой поздравительных текстов для городских и областных структур власти, профессиональных сообществ, коллективов предприятий, и т.п.;

ü составлять фотоотчеты о проведенных PR - мероприятиях;

ü оказывать помощь в подготовке текстов, фотографий и макетов информационных стендов, посвященных деятельности организации;
Для наиболее эффективного исполнения должностных обязанностей пресс-секретарь наделяется определенными управленческими полномочиями:

ü запрашивать и получать необходимые аналитические, информационные и справочные материалы от руководителей структурных подразделений;

ü использовать имеющиеся в организации системы связи и коммуникации;

ü вносить предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности организации;

ü по согласованию с руководством, привлекать к работе на договорной основе специалистов из творческой среды.

Исходя из очерченных круга прав и обязанностей пресс-секретаря, понятно, что он может претендовать на роль сотрудника, единолично реализующего информационную политику организации, заданную руководством. При этом, важную роль играет личность специалиста, отвечающего за связь со СМИ. От его коммуникабельности, дружеских отношений, умения ненавязчиво преподнести свою точку зрению зависит, сформируется ли позитивный образ фирмы, организации и из руководства у журналистов и, соответственно, у населения.

Возложенные на пресс-секретаря функции требуют наличия не только профессиональных, но и определенных психологических качеств. Перечислим основные:

ü внешность пресс-секретаря должна соответствовать определенным кругам его общения;

ü пресс-секретарь должен владеть коммуникативным стилем и навыками общения, что включает высокую общую культуру, технику выразительность и образность речи, совершенное владение различными видами общения, умение использовать приемы манипулятивного влияния на собеседника, владеть техникой эмоциональной заразительности, вызывать доверие партнеров по общению;

ü пресс-секретарю необходимо быть профессионально компетентным, что включает высокую общую и специальную эрудицию, гибкий ум знание психологии, идеологической направленности тех журналистов, с которыми приходится общаться;

ü пресс-секретарю важно владеть специальными умениями, которые включают естественность поведения, владение инициативой, в том числе в сложных ситуациях общения;

ü пресс-секретарь должен уметь контролировать ситуацию и в то же время доброжелательно относиться к представителям различных партийных ориентацией, уважать их выбор;

ü пресс-секретарь должен отвечать нравственным качествам, быть честным, порядочным, принципиальным;

ü пресс-секретарь должен быть смелым и объективным, владеть приемами психологической защиты: саморегуляции, стрессоустойчивости и т.д.

Несмотря на различия между пресс- службами государственных и бизнес-структур, главные принципы их деятельности должны соблюдаться в работе каждой из них. Во-первых, принцип системности , который заключается в системе успешно апробированных приемов, методов и процедур взаимодействия с общественностью. Во-вторых, принцип мобильности – способности структуры адаптироваться к изменяющимся условиям деятельности, корректировать свою работу. В-третьих, должен соблюдаться принцип адекватности – соответствия структуры PR-службы поставленным перед организацией задачам.

Данная должностная инструкция переведена автоматически. Обратите внимание, автоматический перевод не дает 100% точности, поэтому в тексте могут быть незначительные ошибки перевода.

Предисловие к должностной инструкции

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность "Пресс-секретарь" относится к категории "Руководители".

1.2. Квалификационные требования - полное высшее образование соответствующего направления подготовки (магистр, специалист) и стаж работы по специальности - не менее 2 лет.

1.3. Знает и применяет в деятельности:
- действующее законодательство и нормативные акты, регламентирующие деятельность предприятия;
- нормативно-правовые акты по вопросам массовой информации;
- нормативно-методические и другие руководящие документы в области профессиональной деятельности;
- основы рыночной экономики и предпринимательства, ведения бизнеса;
- основы маркетинга и менеджмента;
- организационную, производственную и социальную структуру, перспективы развития предприятия;
- теорию и практику работы с персоналом;
- формы и методы ведения рекламных кампаний;
- основы психологии общения, социологии и этики профессиональных отношений;
- основы отечественной культуры, обычаи, соответствующие стили литературного и деловой речи;
- методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- основы законодательства о труде;
- правила и нормы по охране труда;
- одну или более иностранных языков.

1.4. Пресс-секретарь назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Пресс-секретарь подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Пресс-секретарь руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Пресс-секретарь во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Осуществляет координацию системы взаимосвязей и непосредственно связей руководителя и предприятия с общественностью в соответствии с установленными требованиями и порядка, а также взаимоотношений руководителя с представителями других предприятий, партнерами, конкурентами, клиентами, разрабатывает соответствующие меры и планы развития таких взаимосвязей.

2.2. Проводит информационные программы с целью информирования законодателей, средств массовой информации и широкой общественности о планах, достижениях и принципы деятельности руководителя и предприятия в целом.

2.3. Организует пресс-конференции, встречи с рабочими коллективами, общественностью, выступления в средствах массовой информации руководителей предприятия.

2.4. Готовит соответствующие материалы для прессы, заявления, информацию, сообщение.

2.5. Контролирует материалы средств массовой информации с целью проверки правильности отображения информации, которая выходит из предприятия.

2.6. Доводит до сведения всех заинтересованных служб, сторонних организаций и отдельных лиц содержание протоколов и принятых решений.

2.7. Обеспечивает контакты с соответствующими подразделениями министерств, других органов исполнительной власти по обмену информационными материалами.

2.8. Предоставляет средствам массовой информации материалы о деятельности предприятия.

2.9. Проводит переговоры относительно контактов с представителями газет, журналов, радио, телевидения, спортивных и культурных организаций.

2.11. Обеспечивает координацию связей и непосредственно осуществляет связь с периодическими изданиями (газетами, журналами).

2.12. Осуществляет сотрудничество с соответствующими пресс-службами других предприятий.

2.13. Принимает участие в подготовке докладов, справок и других материалов для выступлений руководителя предприятия.

2.14. Прослеживает процесс получения нужной информации, контролирует полноту ее поступления.

2.15. Помогает руководителю предприятия в соблюдении соответствующих норм этикета и протокола во время приема служебных лиц, посетителей и гостей.

2.16. В случае необходимости сопровождает руководителя предприятия во время его визитов, командировок и поездок, выполняя задачи и обязанности, вытекающие из конкретных обстоятельств.

2.17. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.18. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

3. Права

3.1. Пресс-секретарь имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Пресс-секретарь имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Пресс-секретарь имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Пресс-секретарь имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Пресс-секретарь имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Пресс-секретарь имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Пресс-секретарь имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Пресс-секретарь имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Пресс-секретарь имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

4.1. Пресс-секретарь несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Пресс-секретарь несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Пресс-секретарь несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Пресс-секретарь несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Пресс-секретарь несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Пресс-секретарь несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Пресс-секретарь несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

Сегодня любая крупная структура имеет в своем штате пресс-секретаря. При этом авторитет этой профессии в обществе настолько высок, что хороший пресс-секретарь воспринимается зачастую не просто как "лицо команды" или соратник крупного политика. Иногда пресс-секретари и сами по себе входят в рейтинг ведущих политических лидеров и продвигаются наверх вместе со своими начальниками. Нередко на практике пресс-секретарь -это не только работник информационного фронта и неизменный носитель сведений "от первого лица". Зачастую он является преданным помощником, который, помимо официальных данных, владеет достаточным количеством внутренней конфиденциальной информации

Что делает пресс-секретарь

1. Пресс-секретарь поддерживает контакты со СМИ.

2. Пресс-секретарь занимается подготовкой, распространением и контролем над публикацией сведений компании, предназначенных для широкого ознакомления, среди которых могут быть: Пресс-релизы, Сообщения, Заявления, Интервью.

3. Пресс-секретарь организует пресс-конференции, интервью.

4. Пресс-секретарь информирует своего руководителя по всему кругу вопросов общения со СМИ.

5.В случае необходимости, пресс-секретарь сам организовывает специализированные исследования по всем проблемам работы со СМИ.

6. Если речь идет о работе пресс-секретаря политического лидера, то он должен представлять кандидата избирателям и СМИ.

Как и с кем работает пресс-секретарь

В классическом варианте пресс-секретарь, наряду с руководителем компании или кандидатом - единственный человек, который может официально контактировать со СМИ от лица организации. Причем остальные члены команды в этом случае, практически, не должны общаться с представителями СМИ. Пресс-секретарь должен владеть как можно более полной информацией о кандидате или о фирме, которую он представляет. К примеру, пресс-секретарь, работающий в производственной фирме, должен хорошо знать технологию производства, ассортимент продукции, выпускаемой компанией и т. д.

Пресс-секретарь должен грамотно цитировать выступления руководителя компании (или политика), правильно расставляя акценты и не допуская двусмысленного восприятия сказанного. У пресс-секретаря всегда должны быть готовы ответы на любые провокационные или "острые" вопросы. Во многих случаях, готовясь к выступлению перед представителями СМИ, он может сам приготовить подобные вопросы, чтобы заранее дать на них ответы (опередив журналистов), и тем самым отсечь появление последующих "ненужных" вопросов. Наряду с этим, он может иметь при себе список всех возможных вопросов и ответов на них, подготовленных с тем расчетом, чтобы случайно не нанести "неверным словом" урон имиджу компании или политика.

В отношениях пресс-секретаря со СМИ есть еще один очень важный момент: он никогда не должен обманывать журналистов, предоставляя им заведомо ложную информацию. Это может оказаться очень опасным для имиджа компании или политика в будущем. Если вопрос, заданный журналистами, ставит пресс-секретаря в затруднение, то нужно попытаться "красиво" уйти от ответа на него или попросить у журналистов время для получения полной информации по данному вопросу и вернуться к разговору позднее.

Но если все перечисленное относится к "внешней" стороне деятельности пресс-секретаря, то одной из главных задач "внутренней" его работы является информирование руководителя компании (политика) по всему кругу вопросов, связанных со СМИ.

Нужно уметь быстро ориентироваться в большом объеме информации, оперативно и качественно перерабатывать ее, расчетливо задавать вопросы, налету схватывать самую сущ­ность ответов, тут же перекладывать услышанное на бумагу, создавать короткие выразительные тексты.

В статье рассказывается об особенностях профессии пресс-секретаря, требованиях к кандидату на эту позицию, а также даются рекомендации, как развить полезные навыки по работе с информацией, необходимые пресс-секретарю.

Из статьи вы узнаете:

Основные функции и обязанности пресс-секретаря

Пресс-секретарь формирует общественное мнение о компании, в которой он работает. Общение с журналистами, подготовка пресс-релизов, организация пресс-конференцией, работа по наполнению информацией корпоративного сайта компании - вот основной круг обязанностей пресс-секретаря.

Если компания заинтересована в создании и поддержании положительного имиджа в средствах-массовой информации, то в штате организации обязательно должна быть предусмотрена позиция пресс-секретаря.

Возникновение профессии в современной России относится к середине 90-х годов прошлого века. В то время она была политически ангажированной. Основной задачей пресс-секретаря было создание положительного имиджа той или иной политической партии. Позднее профессия вошла в все сферы общественной и коммерческой деятельности.

Обязанности пресс-секретаря

Пресс-секретарь должен быть хорошо осведомлен обо всех событиях, происходящих в организации, лицом которой он является.

Схематично направленность векторов деятельности пресс-секретаря можно представить следующий образом:

Внешний вектор

Предоставление исчерпывающих и хорошо аргументированных ответов на вопросы представителей СМИ, участие в съемках и проведение интервью.

Внутренний вектор

Наполнение корпоративного сайта актуальной информацией, участие в системе внутренних коммуникаций компании, ответы на вопросы посетителей сайта.

Вектор в прошлое

Мониторинг прессы и интернет-изданий, отслеживание публикаций, связанных с деятельностью компании. Подготовка аналитических отчетов для руководства.

Вектор в будущее

Полезные навыки пресс-секретаря: три техники работы с информацией

Пресс-секретарь работает с информацией каждый день в условиях ограниченного времени и высоких требований руководителя . Поэтому анализировать, структурировать и запоминать текст - актуальный для него навык.

Предлагаем освоить и применять три техники работы с информацией.

Классический конспект

Этот метод конспектирования вы знаете со школы. Суть классического конспекта - записать самую важную информацию в сокращенном виде. В конспекте обязательно указывайте, о чем он. Запишите автора книги, ее название и выходные данные.

ПРИМЕР

Ильяхов М., Сарычева Л. Пиши, сокращай. Как создавать сильный текст. М.: Альпина Паблишер, 2017.

Записывайте кратко и достаточно емко для понимания. Помните о цели конспекта: зачем он вам нужен? Если вы будете давать конспект другим людям, информация должна быть полной. Очевидные для вас тезисы могут быть неизвестны окружающим.

Придумайте собственные обозначения часто встречающихся слов. Запишите их на полях первой страницы конспекта. Это будет подсказкой для вас и для других пользователей конспекта. Выделяйте подзаголовки и ключевые слова - они помогают ориентироваться в написанном. Используйте для этого цвет. Сокращайте слова, которые часто встречаются.

ПРИМЕР

Cекретарь-референт - с/р, делопроизводство - д/п, Санкт-Петербург - СПб.

Если вы делаете конспект от руки, оставьте поля около 5 см для заметок, дополнений и комментариев

Некоторые слова или фразы проще нарисовать, чем записать. Придумайте собственные обозначения часто встречающихся слов. Запишите их на полях первой страницы конспекта. Используйте общепринятые обозначения.

ПРИМЕР

Больше - «>», меньше - «<», примерно - «~», время - «t».

Не используйте в работе фрагмент чужого текста без указания источника - это плагиат. Укажите страницу книги или статьи, где вы взяли информацию, даже если записываете не дословно, а конспектируете общую идею.

Навык конспектирования неоднократно выручал многих пресс-секретарей и помощников.

Вот что рассказала редакции Вероника Комлева, пресс-секретарь консалтинговой компании. Вероника часто сопровождает руководителя на переговорах. Начальник требует записывать ход дискуссии максимально подробно. Раньше она не успевала законспектировать и половину информации. Поэтому она создала свой способ скорописи: сокращала часто встречающиеся слова, а в остальных пропускала гласные буквы. Это помогло фиксировать практически каждую фразу и вести тайминг. Однажды заказчик начал возмущаться высокой ценой предлагаемых услуг. На что Вероника сказала: «Но ведь вы сами в 16.23 сказали: “Самое главное: как можно быстрее решить вопрос утечки кадров. Стоимость не важна”». Заказчик принял этот аргумент и потом долго расспрашивал Веронику, как ей удается записать все сказанное на встрече.

Техника «твое - мое»

Суть техники в том, что вы не механически записываете информацию, а анализируете и запоминаете ее. Она помогает максимально быстро структурировать информацию. Возьмите лист бумаги и разверните его по горизонтали. В левом верхнем углу запишите автора и название книги, статьи или тему совещания. Начертите таблицу с тремя столбцами: «План», «Твое», «Мое».

• В столбце «План» запишите план конспекта: повестку встречи, названия глав или разделов.
• «Твое» - основные тезисы автора или лектора.
• В столбец «Мое» внесите ваши мысли, эмоции, ассоциации.

Ассоциации помогают запоминать информацию. Чем больше логических или эмоциональных связей с прочитанным или услышанным, тем прочнее информация сохранится в памяти.

Познакомьтесь с конспектом статьи Алины Максимовой « », № 9, 2017 в технике «твое - мое» в таблице 1. Чтобы отработать технику, законспектируйте статью из журнала.

Таблица 1. Конспект статьи в технике «твое - мое»

Недостаточно просто записать ключевые факты и идеи. Подумайте, как можно внедрить почерпнутые в книгах и прессе рекомендации

Техника АДВ

Если по работе вы читаете множество статей и книг, которые трудно запомнить, используйте технику АДВ. Также она полезна, когда подробный конспект не нужен или на него нет времени. Техника АДВ включает три элемента: аннотацию, доминанту и вывод.

Аннотация - краткий пересказ текста на один-три абзаца. Доминанта - главная мысль одним предложением, ответ на вопрос «О чем этот текст?». Вывод - ваши оценки, мысли, план действий на основе прочитанного.

Записывайте АДВ каждого полезного текста, который вы прочитали. Так вы запомните самую важную информацию и будете проще ориентироваться в прочитанном. Примеры АДВ-конспекта статьи и книги - в таблице 2. Законспектируйте любую статью в технике АДВ.

Таблица 2. Конспекты статьи и книги в технике АДВ