Наше предприятие заинтересовано в сотрудничестве. Примеры предложений о сотрудничестве
Из этой статьи вы узнаете:
- Как правильно написать предложение о сотрудничестве, чтобы не смогли сказать «нет»
- Каких ошибок стоит избегать
У многих бизнесменов и даже менеджеров крупных компаний возникает проблема с тем, чтобы правильно написать предложение о сотрудничестве. Либо они не представляют, как взяться за эту задачу, либо допускают грубые ошибки и потом расстраиваются, когда партнерство не сложилось. Пришла пора разобраться, как грамотно и результативно написать предложение о сотрудничестве блогеру, медийной персоне и т. п., каковы правила составления подобных текстов и как выигрышно преподносить себя и свою фирму.
Как правильно написать предложение о сотрудничестве
Кто и кому предлагает сотрудничество?
Необходимость написать предложение о сотрудничестве обычно возникает у работников, занимающихся развитием бизнеса компании. Тексты подобных писем утверждаются непосредственным руководителем или топ-менеджером фирмы.
Необходимо заранее выяснить, кто получит ваше предложение: рядовой работник, секретарь, менеджер, начальник отдела. К каждому из них нужен свой подход.
Письмо можно адресовать лично директору предприятия, с которым планируется сотрудничество, либо руководителю одного из направлений, начальнику структурного подразделения или даже узкопрофильному специалисту. Решение о начале взаимодействия все равно будет принимать руководство фирмы.
Многие люди недооценивают важность коммерческого предложения (КП) и не понимают, для чего оно вообще нужно. Следует разобраться в функциях КП и приемах его составления.
Структура предложения о сотрудничестве:
- Заголовок. Наверняка ваш адресат – крайне занятой человек, и он может ограничиться чтением только темы письма, чтобы понять, интересно ему это или нет. Точно сформулируйте тему: она должна побудить прочесть сообщение целиком (а не призывать к покупке товара, например). Можно подготовить несколько писем с разными заголовками и протестировать их, чтобы выбрать самый эффективный вариант.
- Проблема. Эксперты в сфере копирайтинга и корпоративных коммуникаций рекомендуют: если хотите написать качественное, «цепляющее» коммерческое или предложение о сотрудничестве, затроньте проблемы, актуальные для адресата, в самом начале текста.
- Варианты решения. Дав получателю понять, что вы в курсе его проблем и осознаете их важность, можно предлагать собственные способы решения: например, услуги, которые могут быть полезны читателю письма, или партнерство на выгодных условиях.
- Стоимость. Некоторые предприниматели, составляя коммерческое или предложение о сотрудничестве, не решаются точно указать цены на свою продукцию или услуги, опасаясь, что это отпугнет потенциального клиента или партнера. Однако эксперты советуют все-таки указывать стоимость, давая возможность адресату письма самостоятельно решить, высокая она для него или нет. Но при этом важно эти цены обосновать.
- Призыв к действию. Он должен быть четким и недвусмысленным. Чего вы хотите добиться, написав предложение о сотрудничестве или отправив КП? Звонка, посещения сайта, оформления заказа в интернет-магазине или же взаимных услуг по бартеру? Сформулируйте свое пожелание и обязательно перечислите бонусы и преимущества, которые получит адресат, такие как скидка на товар в день получения письма, например.
- Контактные данные. Укажите не только свой номер телефона, но и другие каналы связи: адрес сайта, группы в соцсетях, скайп и т. п.
- Дата. Чтобы получатель не запутался в сообщениях (особенно если за КП последуют исправленные версии, дополнения и т. д.), лучше сразу указывать дату, когда предложение было отправлено.
- Подпись. Ф. И. О. и должность автора письма обязаны присутствовать в тексте, причем сразу после вступительной части. Если необходимо подготовить и отправить коммерческое или предложение о сотрудничестве в бумажном варианте, желательно поставить подпись в конце.
- Нумерация страниц. Длинные многостраничные тексты, в том числе предложения о сотрудничестве и КП, нуждаются в нумерации (формата «страница №… из…»).
- Оформление. Абзацы оформляются с красной строки. В электронных письмах желателен дополнительный интервал между абзацами – он облегчает чтение. Выравнивание по ширине делает текст более аккуратным. Составляя предложение о сотрудничестве или КП, отдавайте предпочтение стандартным шрифтовым гарнитурам – Times New Roman и т. д. Оптимальный размер шрифта – 12–14.
Написать и отправить предложение о сотрудничестве – это еще не все. Позвоните получателю, поинтересуйтесь, вызвало ли письмо интерес. Если нет, то нужно будет совершенствовать текст и оформление предложения о сотрудничестве. Проверять эффективность разных вариантов писем можно на постоянных клиентах, экспертах или личных знакомых.
Еще несколько советов на тему того, как правильно написать предложение о сотрудничестве:
- Текст должен быть на фирменном бланке.
- Правильно обращайтесь к представителю компании или персоне, которой предлагаете сотрудничество.
- Заранее поблагодарите адресата – это требование вежливости весьма актуально для деловой переписки.
Фирменный бланк
вовсе не обязателен, можно написать предложение о сотрудничестве и на простом листе белой бумаги. Но бланк с логотипом предприятия является рекламоносителем и элементом имиджа компании.
Приветствие
– немаловажная часть писем, содержащих предложения о сотрудничестве или приобретении товаров и услуг. Внимательно составляйте приветственную часть сообщения. К некоторым адресатам нужно обращаться по имени и отчеству, а именно:
Настроение письма
. Коммерческое предложение должно излучать уверенность в превосходном качестве описываемого товара или услуги. Избегайте таких штампов, как «Позвольте предложить вам…», «Надеемся, вам будет интересно наше предложение», «Очень ждем вашего ответа» – они производят отталкивающее впечатление. Есть и другая крайность: фразы вроде «Уверены, что вам понравится!», «Мы точно знаем, что…» и т. п., звучащие слишком нагло и самонадеянно. Дайте возможность адресату самому составить мнение о вашем предложении.
Придерживайтесь позитивной стилистики в письмах с КП: употребляйте частицу «не» и отрицания как можно реже, заменяйте их утвердительными фразами, используйте синонимы.
Приложения к письму
, идущие в самом конце, содержат различные дополнительные сведения: технические описания, расчеты, графики, чертежи и т. д. Можно прикрепить к письму несколько приложений, главное – не слишком перегружать читателя информацией.
Что касается цен, то финансовые условия предложения лучше оформлять по принципу слоеного пирога: вначале описать пользу и выгоду, которую получит клиент, затем указать цену, после – вновь обозначить преимущества. Для продуктов, имеющих несколько версий, следует пояснять, чем вызвана разница в ценах.
Аргументы.
Конечно, любой потенциальный партнер, которому вы написали и отправили предложение о сотрудничестве, или возможный потребитель вашего продукта будет сомневаться. Особенно если ваше сообщение выгодно до неправдоподобия. Докажите, что оно выполнимо и реалистично, приведите необходимые доводы (в зависимости от специфики вашего товара или услуги).
В качестве аргументов обычно используют мини-кейсы, портфолио реализованных проектов, отзывы клиентов или их списки, рекомендации, расчеты, различные свидетельства, сертификаты и гарантии, фотоотчеты, подборки «до и после», точные характеристики продукта или подробное, со всеми необходимыми цифрами описание деятельности компании.
Актуальность предложения
. Все финансовые показатели, особенно цены, подвержены изменениям, поэтому необходимо дать адресату ясное понимание сроков их актуальности. Укажите отрезок времени действия вашего предложения.
Примеры того, как написать коммерческое предложение о сотрудничестве
Как написать предложение о сотрудничестве в соцсетях
Большинство людей, которым приходится составлять предложения о сотрудничестве, озабочены тем, как найти в себе смелость и обратиться к известной личности или блогеру (и как не потерять мотивацию продолжать писать такие письма, если в ответ следует молчание или отказ).
Если вдуматься, это очень странно: ведь те же самые люди совсем не боятся искать новые пути развития бизнеса, оригинально и красиво вести странички своего проекта в соцсетях, искать работников и собирать команду. Более того, многим вполне хватает смелости для лихого вождения машины, экстремального спорта и даже покупки шаурмы на вокзале. А вот необходимость написать звезде письмо с предложением о сотрудничестве почему-то пугает.
Все дело в том, что всем неприятно получать отказы. Но они будут в любом случае. Правда, можно научиться вести себя так, чтобы их стало меньше. Но даже отказ в резкой форме – это:
- тоже результат;
- не приговор: ведь только стодолларовая купюра может нравиться всем (и то не факт, некоторые предпочитают тысячу).
Однако, к сожалению, в 70 % отказов на предложения о сотрудничестве виноваты сами авторы писем. Стратегия упорной осады нескольких выбранных блогеров, ежедневное закидывание их письмами – тупиковый путь. Постоянным поиском новых площадок для размещения рекламы заниматься необходимо, но важно – правильно выбрать адресатов и обратиться к ним в удачный момент, тогда вероятность отказа ниже всего.
Мне постоянно на почту приходят письма с разными предложениями сотрудничества. Но половина из них даже не открывается, вторая половина – подвергается жесточайшей критике. И лишь маленькая часть (может каждое двадцатое-тридцатое письмо) достигает своей цели и приносит какие-то плоды сотрудничества.
Я постараюсь дать вам правильный .
Итак, давайте рассмотрим пример типичного письма о сотрудничестве, которые периодически засоряют мой почтовый ящик. Начинается, как правило, такое письмо следующими словами:
Здравствуйте!
- Добрый день.
Ошибка №1. Или ГДЕ МОЕ ИМЯ???
Запомните, это очень-очень важно, обязательно в каждом письме пишите ИМЯ того, кому это письмо предназначено. Отсутствие имени в письмах о сотрудничестве – первый признак шаблона. А шаблоны, как мы знаем, не работают, они просто раздражают!
Образец правильного обращения:
Здравствуйте, Дмитрий!
- Добрый день, Татьяна.
- Приветствую, Кирилл
Ошибка №2. Или мне на вас НАПЛЕВАТЬ!!!
Меня зовут [ХХХ]. Я представляю издательство [ХХХ]
- Меня зовут [ХХХ], я менеджер по развитию партнерских отношений компании [ХХХ]
- Меня зовут [ХХХ], я представляю компанию…
Запомните, , нам по природе приятнее и интереснее обсуждать себя, решать свои вопросы, а не слушать рассказы, о том какая вы прекрасная компания!
Как же правило первого абзаца ? В котором, вы должны, нет – просто обязаны, зацепить читателя?
Я не спорю, что в письме нужно представляться, чтобы можно было иметь представление о том, кто вообще прислал это письмо. Но указывать это нужно НЕ В ПЕРВОМ абзаце. Первый абзац – только для того, чтобы заинтересовать читающего и побудить его прочитать письмо о сотрудничестве целиком и полностью. Образец для подражания – продающие статьи. Письма должны быть составлены по тем же правилам.
Ошибка №3. Или зачем в письмах приглашениях к сотрудничеству дизайн?
Если письмо содержит в себе элементы дизайна – оно сразу идет в мусорную корзину. Не понимаю, зачем вообще в письмах приглашениях к сотрудничеству нужен дизайн? Это ведь ни сайт, ни буклет и ни листовка – это ПИСЬМО.
Элементы дизайна моментально выдают, что письмо шаблонное, а значит, его отправили сотням, а может и тысячам других людей. Сразу возникает отвращение, потому что чувствуешь неискренность этого письма. Начинаешь по-другому воспринимаешь все написанные слова, как будто знаешь, что все написанное точно такое же лживое и поддельное как этот дизайн. А все по тому, что нет индивидуального подхода. За индивидуальный подход многие клиенты готовы чуть ли не «душу продать».
*Прошу не путать элементы дизайна и форматирование. Второе, как раз, очень даже нужно в письмах.
**Пример письма с дизайном можете найти в своей почте в папке «СПАМ»
Ошибка №4. Все письмо – это сплошной шаблон.
95% писем с приглашение к сотрудничеству – это банальный шаблон, который написан с нарушением всех возможных правил маркетинга и копирайтинга. Эти письма постоянно МЫчат, они пропитаны с ног до головы своей шаблонностью и не представляют для адресатов никакой ценности. Строгий деловой стиль написание, жесткие рамки, полное отсутствие эмоций – и как с таким набором можно надеяться на удачное сотрудничество? Не понимаю…
Можете найти пример такого письма о сотрудничестве в своем почтовом ящике, уверен, они ничем не отличаются.
А теперь, используя материал этой статьи, попробуйте составить свой . Это нужно для тренировки ваших навыков написания статей. Ведь письма писать проще, чем статьи. Кроме того, посоветую вам прочитать о том, как правильно писать благодарственное письмо за сотрудничество .
Коммерческим предложением называется правильно составленный продающий текст, основной целью которого является привлечение потенциальных клиентов и их подталкивание к заключению сделки. В этой статье мы рассмотрим , а также расскажем об этом термине и правилах составления данного документа.
Цель предложения
Коммерческим предложением называют документ, который рассылается потенциальным клиентам. Рассмотрим, какие цели он преследует:
- Привлечение покупателей на услуги или товары компании.
- Дополнительная проверка на актуальность сформированного предложения и ценового диапазона.
- Возобновление связи с клиентами, с которыми велась работа ранее, но по каким-то причинам сотрудничество было прервано.
Коммерческое предложение - это продающий текст
Подытожив вышесказанное, можно сделать вывод, что основной задачей коммерческого предложения, так или иначе, является увеличение объема продаж. И для этого необходимо правильно составить документ, чтобы он привлекал внимание и заинтересовывал менеджера, руководителя или конечного пользователя, а не сразу отправлялся в корзину.
Внимание: если у вас нет опыта и литературных способностей, то разумнее поручить составление предложения специально обученному специалисту или маркетологу.
Обращение должно цеплять клиента, давать ему грамотную информацию и подводить к покупке - для составления такой бумаги нужны знания в психологии и общие навыки продаж, поэтому написать его сможет не каждый человек. Помните, что сегодня многие просто удаляют рекламу, даже не читая ее, а адреса, с которых она поступает, добавляют в спам, поэтому вам нужно расположить к себе человека с первой строчки.
Считается, что составлять предложение должна команда, а не один специалист. Это не всегда справедливо - грамотный копирайтер, разбирающийся в ваших услугах, сможет составить отличный продающий текст, но все равно его нужно будет перечитать, подправить логические и стилистические ошибки, проверить на актуальность информации и пр. Он не должен раздражать, он должен давать правдивую, полезную и интересную информацию, чтобы в итоге был получен необходимый результат. Вы можете попробовать составить предложение и сами - в этом вам поможет наша статья и шаблон, который мы приведем в конце страницы.
Состав коммерческого предложения
Помните, как в школе вы писали сочинения или изложения? Перед тем как написать текст, составляется его план. В нашем случае также нужно продумать, что именно вы планируете ввести в текст и на какие пункты будет разбито письмо. Единой формы для КП нет - она может отличаться у разных компаний, для нее разрабатывают индивидуальные стили и формы. Но стандартом считается наличие трех пунктов:
- Введение, в котором кратко рассказывается о предложении и о том, почему именно автор или компания решили направить обращение к получателю. К примеру, в магазин или на склад поступила новая коллекция товара, предприятие запустило новый тип продукции или компания решила поздравить своего клиента с Днем Рождения или Новым годом.
- Тело письма, в котором указывается само предложение. Здесь пишут что именно предлагают, по какой цене, какие скидки или особые условия действуют для конкретного клиента.
- Приложение, в котором указывается дополнительная информация. Обычно оно выступает в роли отдельного файла, в котором идет расшифровка к представленной выше информации, пояснения и другие нюансы.
Вариант оформления коммерческого предложения
Обратите внимание: многие начинающие составители КП допускают серьезную ошибку, вынося контактные данные в приложения. Потенциальный клиент не должен их искать или думать, кому позвонить, чтобы совершить покупку — не забывайте указывать реквизиты в теле или в конце письма. Если КП занимает несколько листов, то указывайте контакты на каждом.
Во время написания можно использовать стилистические приемы и всячески выделять важные места жирным или меняя шрифт. Но помните, что вы составляете деловое письмо, поэтому не нужно использовать в нем выделения цветом, различные арт-объекты, смайлики, мемы и прочее.
Структура письма
Итак, давайте рассмотрим, более детально. В нем должно быть:
- ОКПО компании, а также ее код ОКУД.
- Эмблема фирмы или ее логотип, если имеется.
- Сокращенное или полное название компании. В большинстве случаев в тексте указывается сокращенное название, а полное — в реквизитах (его пишут именно так, как оно прописано в документах).
- Фактический и юридический адрес компании, телефон (общий или номер того, с кем можно связаться по поводу предложения), иные реквизиты.
- Обращение к клиенту. Рекомендуется обращаться к конкретному человеку, а не обезличено — в этом случае шанс того, что письмо будет прочитано, стремится к 100%. Обращение не должно быть фамильярным - только деловой стиль.
- Заголовок КП. Он должен быть ярким и выделяющимся.
- Тело письма. Сюда вносится все, что вы хотите сказать клиенту.
- Приложение к письму. Если оно оформляется отдельным файлом, то в конце тела обязательно делается ссылка на файл.
- В конце письма указывается контактное лицо, ответственное за предложение.
Внимание: многие составители указывают только контактное лицо и не подписываются под текстом. Это считается дурным тоном - обязательно подпишитесь, а не просто вставьте фамилию, к примеру, “С уважением, глава отдела сбыта Ищенко Николай”.
После того как коммерческое предложение будет составлено, его перечитывают и согласовывают с ответственными лицами (отделом продаж, руководителем, бухгалтером, юристом, конкретными специалистами и пр.). Каждый специалист может внести свои правки, если составитель допустил ошибки. Также могут вноситься рацпредложения по улучшению текста. Если претензий нет, то ответственные лица ставят свои визы, после чего письмо дорабатывается и распространяется среди клиентов.
Отметим один важный нюанс - как быть, если в письме содержится коммерческая тайна? В этом случае в теле или в конце письма следует добавить информацию о том, что предложение является ограниченным (или доступ к КП ограничен).
Вариант оформления коммерческого предложения в виде подобранного оборудования
Основные ошибки при составлении КП
Сегодня все чаще российские компании работают с зарубежными партнерами, поэтому иногда приходится составлять КП на иностранном языке. Образец коммерческого предложения о сотрудничестве на английском мы приведем немного ниже, а сейчас рассмотрим общие правила, которые выдвигаются к подобным документам.
Образец коммерческого предложения для иностранцев
Первое и самое важное - письмо не должно содержать ошибок. То есть нельзя просто написать его на русском, а затем перевести с помощью гугл-транслейт или других сервисов - вам нужен человек, который действительно знает язык и свободно на нем общается. Если таких в компании нет, то обратитесь в профессиональное бюро переводов - эта услуга обойдется вам недорого. Не пытайтесь экономить, подумайте, как бы вы восприняли предложение от других компаний, если бы в нем были орфографические, стилистические и грамматические ошибки.
Отметим, что за границей у подобных бумаг имеется собственный стиль оформления:
- С левой части страницы проводится вертикальная линия (раньше ее использовали для подшивки).
- За границей отсутствуют абзацы, точнее так называемые красные строки (в том смысле, что новый абзац начинается с новой строки, а не с новой строки и отступа).
- Смысловые блоки (абзацы) должны быть приблизительно одинаковые по размерам (количеству строк). Это облегчает восприятие текста.
- Не используйте выравнивания по центру, по правому краю, по ширине. Все должно быть одинаково и равномерно.
Стиль обращения в письме на английском языке допустим как сугубо деловой, так и доверительный и даже немного раскрепощенный.
Внимание: запомните главное правило - одно КП должно решать один вопрос. Если вы предлагаете несколько разнотематических видов сотрудничества, то направляйте несколько обращений. Не нужно в одном письме предлагать приобрести одежду со склада по акционным ценам и тут же рассказывать ему о том, что вы планируете продавать спортинвентарь.
Также в деловом письме недопустимы сокращения. Постарайтесь вообще не использовать их, поскольку иностранцы видят в этом определенную небрежность.
Как отправлять
КП допускается отправлять как в бумажном виде на фактический адрес заказчика, так и в электронном. В последние годы “бумажные” письма практически не используются, но для некоторых клиентов они подходят. Их печатают на официальном бланке компании, с ее логотипами и реквизитами.
Электронное письмо обычно оформляется либо в формате Doc, либо в PDF (второй вариант предпочтительнее). Оптимальный вариант - отправка от имени того лица, с которым клиент уже сотрудничал или имел разговор. К примеру, компания “СТС” обращалась к вам по поводу оптовых цен на сетевое оборудование. Вы подготавливаете коммерческое предложение от имени менеджера, прикладываете к нему прайс отдельным файлом и предлагаете клиенту прийти в выставочный зал на презентацию, которая будет проводиться через пару дней.
Главная цель КП — заключение сделки о продаже
При отправке электронной почты обязательно прописывайте тему письма. Не надо оставлять это поле пустым или писать что-то вроде “ответ”. Указывайте название полностью: “коммерческое предложение для сотрудничества по оптовым поставкам одежды”.
Напоследок разберем, какую именно реакцию следует ожидать на отправленное сообщение. Обычно поступают по следующей схеме:
- После отправки письма через 2-4 часа следует перезвонить клиенту и сообщить, что КП было отправлено. Поинтересуйтесь, получили ли его и через какое время следует ожидать решения.
- Обязательно поставьте себе напоминание о том, что нужно в определенный день перезвонить и уточнить информацию. Если клиент сказал, что даст ответ в течение недели, то звоните ему через 5 дней - наверняка он уже или принял решение, или забыл о вашем письме. Если он не дает однозначный ответ, то перезвоните еще через 3-4 дня.
Вконтакте
Письмо о предложении сотрудничества является деловым документом. Это письмо иногда называют коммерческим предложением, так как в нем партнеры получают информацию об условиях сотрудничества и могут оценить выгоду таких отношений для себя в рамках предложенного партнерства.
Даже в случае, если предложение о сотрудничестве было встречено и рассмотрено потенциальными партнерами положительно, деловой этикет требует документального подтверждения этого решения. В данном случае не стоит путать подтверждение с соглашением, которое оформляется в виде соответствующего договора.
Письмо, в котором предложено сотрудничество, рекомендуется составить даже в том случае, если в целом детали работы были обговорены по телефону или лично. И несмотря на то, что юридической силы документ не имеет, его можно считать полноценным официальным предложением.
Как составляется письмо предложение о сотрудничестве
Для составления документа можно использовать предложенный образец письма предложения о сотрудничества, в котором учтены все требования и особенности, но строго придерживаться определенной формы от вас не требуется. Для составления данного документа лучше всего воспользоваться , где указаны все необходимые реквизиты. Кроме того это придаст ему некую значимость и важность.
Главное – составить документ согласно общепринятым в таких случаях правилам:
- Заголовок документа не является обязательным атрибутом – вместо этого сразу начинайте письмо с обращения к адресату.
- Первый абзац должен рассказывать о вашей компании и о деятельности, так как получатель должен видеть, что вы можете предложить что-то полезное для него. От этого вступления зависит, будет ли адресат читать письмо дальше. Например, если вы рассылаете многим потенциальным партнером предложение о поставках свежих фруктов, а компания-получатель специализируется на продаже компьютеров – получатель уже с первых строк поймет, что ваше предложение не для него.
- В первом абзаце укажите название вашей организации или компании.
- Если до написания письма вы уже общались с представителем компании-адресата и обсуждали какие-то детали – во втором абзаце уместно напомнить об этом. Например так: «Мы уже говорили о возможностях поставок наших комплектующих, и ваши пожелания относительно получения скидок нами рассмотрены. В результате мы готовы предложить следующее…».
- Предыдущий пункт плавно перетекает в следующий, где будут описываться конкретные условия, цифры, сроки и наименования. Оформить эту часть письма для более удобного чтения можно в виде списка, при этом его пункты должны содержать максимально полную информацию, но без лишних деталей, запутывающих читающего.
- Напоследок можно написать несколько формальных прощальных фраз, например – «надеемся на продолжительное и плодотворное сотрудничество» или «мы рады будем видеть вас в качестве наших клиентов».
- Если вы пишете письмо обращение, образец универсального вида не стоит использовать для всех партнеров. Единственное, что может и должно быть шаблонным – ваши реквизиты и контактные данные, которые указываются в конце письма.
Нюансы и особенности документа
Самое первое требование к такому письму – соблюдать грамотность. Если в таком документе содержатся явные ошибки – получатель может усомниться в вашей компетентности или решит, что человек, который не может грамотно составить письмо, не может быть серьезным партнером. Избежать ошибок всегда помогает использование коротких и емких фраз и предложений. Не стоит перегружать письмо красивыми оборотами, ведь получатель не будет оценивать ваш стиль, а захочет получить точную и правдивую информацию.
Размер письма не должен быть очень большим, но в то же время короткое предложение может выглядеть как малоинформативная отписка. Оптимальный размер – половина или три четверти листа А4.
Если вы используете для написания такого документа, как письмо о сотрудничестве образец стандартного вида – это не очень хорошо. При составлении такого документа вам необходимо показать, что вы заинтересованы в общении именно с получателем и осведомлены о нем. В частности, старайтесь использовать возможность упомянуть в тексте название компании-партнера и используйте какие-то известные вам данные об этой организации.
Например, уместен такой оборот: «Мы знаем, что с прошлого года ваша компания работает не только в Москве, но и с Южными регионами, что позволяет говорить об увеличении вами закупок. Мы готовы поставлять вам продукцию в необходимых вам объемах».
На чтение 11 мин. Просмотров 40 Опубликовано 21.10.2018
На начальном этапе развития бизнеса руководству компании необходимо найти надежных контрагентов. Для этой цели потенциальным партнерам рассылаются письма с предложением о сотрудничестве. Данные документы являются одной из форм коммерческого предложения. С помощью таких бланков, предприниматель может заинтересовать будущего контрагента, убедив его заключить контракт именно с данной компанией. В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как написать письмо с предложением о сотрудничестве.
Коммерческое предложение - это документ деловой переписки, который содержит информацию рекламного характера, способную заинтересовать потенциального клиента
Необходимы ли в бизнесе коммерческие предложения
Письмо с предложением заключить контракт на взаимовыгодных условиях, позволяет молодым компаниям найти поставщиков или партнеров для дальнейшего развития своего бизнеса. Как правило, составлением подобных писем занимаются работники, заведующие внешним документооборотом. Содержание данного бланка должно быть в обязательном порядке согласовано с руководством компании . Значительно реже, разработкой таких бумаг занимается сам генеральный директор.
Специалисты рекомендуют, при составлении коммерческих предложений использовать персонализированный тип писем . Это означает, что в тексте письма указывается имя и фамилия руководителя той организации, с которой фирма желает заключить контракт. Коммерческие предложения можно адресовать как лично руководителю компании, так и его заместителю. Здесь важно отметить, что далеко не все письма с данным содержанием рассматриваются администрацией фирмы. Как показывает практика, большинство бизнесменов, получающих такие письма, отказываются от их рассмотрения.
Для того чтобы снизить вероятность получения отказа, отправлять такое письмо необходимо только после проведения предварительных переговоров . Во время данных мероприятий бизнесмену необходимо убедить потенциального контрагента рассмотреть идею о сотрудничестве. Очень важно доказать, что заключение контракта позволит получить двустороннюю выгод у. Только после этого необходимо уточнить сроки и метод отправки письма с полным описанием условий сотрудничества.
При разработке подобного бланка необходимо учитывать базовые основы маркетинга и престижность компании, с которой предстоит сотрудничество.
Далеко не каждый новичок в мире бизнеса может убедить представителей компании Ford или «МТС» подписать контракт. Раскрученным брендам значительно проще убедить своих потенциальных партнеров в выгоде от подписания договора. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что контрагент должен почувствовать свою выгоду от потенциальной сделки. Для этого в тексте письма необходимо лаконично изложить все достоинства своей компании, предлагаемой продукции, либо услуг.
Для того чтобы письма с предложением о сотрудничестве приносили желаемый эффект, необходимо учитывать множество важных нюансов. Текст данного письма должен вызывать интерес у его читателя. Грамотно написанный текст, содержащий самую необходимую информацию, должен мотивировать к определенным действиям. В идеальных условиях, получатель такого письма должен попросить предоставить прайс-лист на услуги или продукцию. Такое развитие событий говорит об эффективности рассылки.
По мнению специалистов в области юриспруденции, коммерческое предложение можно рассматривать как официальный бланк. Однако на сегодняшний день не существует типового шаблона, который используется при разработке подобных бланков. Каждая фирма может самостоятельно сформировать образец письма, который будет использоваться во внешнем документообороте. Здесь нужно отметить, что при составлении деловых писем необходимо учитывать бизнес-этику и основы делопроизводства.
Цель делового письма о сотрудничестве - сделать предложение, от которого трудно отказаться, и, тем самым, приобрести новых партнеров, чтобы в дальнейшем успешно продавать свои товары и/или услуги На что обратить внимание при составлении документа
При составлении документов рассматриваемого типа, рекомендуется использовать фирменные бланки . Высокой эффективностью обладают персонализированные письма. В таких коммерческих предложениях указывается имя и фамилия получателя письма. Правила делового этикета требуют проявления вежливости и благодарности за прочтение письма. Эти нюансы необходимо обязательно учитывать при разработке образца бланка, который будет использоваться в документообороте.
Выбор бланка
Как показывает практика, составить коммерческое предложение о сотрудничестве можно и на простом листе формата «А4». Однако использование фирменных бланков имеет несколько неоспоримых плюсов. Такие бланки являются составной частью имиджа компании. Также данные документы могут рассматриваться как рекламные материалы.
Особенность приветствия
Выше мы уже отмечали, что приветствие потенциального партнера является одной из самых важных частей текста. Данный раздел документа требует повышенного внимания при его разработке. Применение стандартных форм целесообразно лишь при общей рассылке документов. В том случае, когда с потенциальным контрагентом уже проводились предварительные переговоры, необходимо в тексте письма указать его имя и отчество. Такой же подход необходим к покупателям и заказчикам, с которыми планируется заключить крупную сделку.
Привлекательный заголовок
Многие бизнесмены отказываются от прочтения коммерческих предложений, сравнивая такие письма с навязчивым спамом. Особенно это касается электронных сообщений. Для того чтобы заинтересовать читателя, необходимо придумать интригующий заголовок . В нем необходимо раскрыть основное содержание самого документа. От использования «рекламных» заголовков можно отказаться лишь в том случае, когда письмо направляется в государственные структуры. От использования рекламных текстов могут отказаться и те компании, что имеют раскрученный имидж.
Многие бюджетные организации при разработке коммерческих предложений используют классическую «сухую» форму документа. В таких письмах отсутствует креатив и рекламные уловки. Так как данные документы составляются на основе общепринятых правил, то руководству бюджетных структур нет необходимости использовать различные приемы привлечения внимания к своему предложению.
Подобное письмо представляет «лицо» вашей фирмы, поэтому от того, насколько грамотно, интересно и ясно оно будет составлено, зависят ваши перспективы к сотрудничеству Главная часть предложения
В основном разделе документа необходимо коротко и лаконично изложить условия предлагаемого сотрудничества. Нужно кратко описать все преимущества партнерства и выгоду, которую получит вторая сторона. Текст письма должен быть обязательно аргументирован. Главным требованием к такому документу является отсутствие навязчивости.
Многие предприниматели допускают большую ошибку, используя психологические методы давления. Такой подход к подготовке документа может оттолкнуть читателя, что обернется потерей выгодного контракта. Для того чтобы заинтересовать читателя, необходимо использовать различные способы мотивации на конкретное действие . Обещание скидки, за обращение в течение определенного промежутка времени, может увеличить эффективность письма.
Контактные данные
В последнем разделе писем с предложением о сотрудничестве указываются контактные данные. Получатель такого письма должен иметь физическую возможность согласиться или отказаться от предложенных условий сделки. Для этого нужно указать телефон и адрес электронной почты. Если письмо отправлялось в бумажном виде, то в тексте бланка необходимо указать полные реквизиты своей компании.
В конце документа необходимо поблагодарить получателя за то, что он потратил свое личное время на прочтение письма. Данное правило делового этикета необходимо обязательно учитывать при подготовке персонального документа.
Как лучше отправлять предложение
Рассмотрев классический шаблон письма с предложением о сотрудничестве необходимо уделить немного внимания методам отправки писем. Предприниматель может воспользоваться услугами курьерской службы или отправить бланк «Почтой России». Также можно попросить одного из сотрудников компании доставить письмо секретарю потенциального партнера. Важно отметить, что данные классические методы документооборота давно устарели. В современном мире принято использовать электронную почту. Использование такого метода связи позволяет значительно оптимизировать документооборот.
При отправке электронных писем необходимо учитывать несколько важных нюансов. Для создания электронного документа рекомендуется использовать формат PDF. Главной особенностью этого формата является его универсальность. Его поддерживают как обычные настольные компьютеры, так и другие гаджеты. Также необходимо учитывать, что рассылкой таких писем должен заниматься тот человек, который проводил предварительные переговоры. В противном случае, получатель может просто удалить письмо, пометив его как спам.
Многие предприниматели допускают большую ошибку, не указывая тему электронного письма. Во время отправки документа необходимо сделать заголовок «Предложение о сотрудничестве». Также в заголовке можно указать короткое содержание документа. Используя электронную форму документооборота необходимо придерживаться следующих правил:
- Указать электронный адрес получателя сообщения.
- Загрузить электронную форму бланка.
- Написать мотивирующий заголовок.
- Сформулировать сопроводительный текст, который будет указан в самом письме.
Предложение о сотрудничестве на практике составляется для текущих партнеров или для потенциальных Многие новички в бизнесе боятся показаться слишком назойливыми и редко перезванивают потенциальным партнерам после отправки письма. На этом этапе очень важно не потерять контроль над ситуацией. Сразу же после отправления документа необходимо перезвонить контрагенту для того, чтобы уточнить, было ли получено письмо. Во время этого разговора нужно узнать, какой срок потребуется предпринимателю, для того, чтобы решить вопрос о необходимости заключения контракта. Во время телефонного разговора необходимо быть максимально лаконичным. В противном случае, такое поведение может расцениваться как навязчивость и назойливость.
Распространенные ошибки
Создать эффективное письмо с предложением о сотрудничестве довольно сложно. Как правило, при разработке подобных писем используются правила маркетинга и рекламы. Перед тем как самостоятельно приступить к разработке бланка, необходимо узнать о самых распространенных ошибках. Такой подход минимизирует риск отказа в заключении сделки.
Усложненный синтаксис
Многие предприниматели, пытаясь убедить потенциального партнера, «строят» слишком сложные словесные конструкции. Для того чтобы воздействовать на читателя, нужно использовать короткие предложения, состоящие из нескольких фраз. Несмотря на то что при составлении КП используются правила ведения деловой переписки, очень важно излагать свои мысли простыми словами.
Ненужная краткость
По мнению многих предпринимателей, текст коммерческого предложения должен занимать не более одной страницы. Однако в некоторых ситуациях, подобное сокращение письма может оттолкнуть читателя. Очень важно раскрыть все подробности будущей совместной работы. Однако не нужно слишком сильно стараться и расписывать все прелести сотрудничества на десять листов.
Многочисленные повторения
Некоторые предприниматели, отравляющие письма с предложением о сотрудничестве, перечисляют в документе несколько своих основных товаров или услуг. Для описания продукции используются одни и те же фразы и формулировки. Другие предприниматели просто копируют описание продукции у своих конкурентов. Такой подход к составлению коммерческих писем является в корне неправильным. Необходимо не только грамотно разрекламировать свое предложение, но и доказать, что потенциальный партнер не получит более выгодных условий сотрудничества от конкурентов. Основной упор в тексте письма необходимо сосредоточить именно на эксклюзивности предложенной продукции либо услуг. Только после того, как будет раскрыта главная тема, можно переходить к перечислению преимуществ совместной работы.
Стандартов и правил для текста подобных писем не существует, однако есть основные моменты, которые должны присутствовать в них Навязывание собственных достоинств
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что коммерческое предложение является своеобразной рекламой собственной фирмы. Однако, все достоинства компании должны быть аргументированы. В качестве аргументов можно использовать положительные отзывы от тех людей, что уже воспользовались предложенной услугой или товаром. Очень важно привести в пример тех личностей, что известны потенциальному получателю КП. Это могут быть как звезды шоу-бизнеса, так и другие знаменитости.
В качестве примера преимуществ своей компании, человек, составляющий коммерческое предложение, может рассказать историю своего клиента, который воспользовался предложением. Лучшим подтверждением результативности сотрудничества являются конкретные цифры . Здесь необходимо указать размер дохода, который получил человек, воспользовавшийся данным предложением.
Примеры удачных коммерческих предложений
Для того чтобы лучше понимать структуру КП, необходимо рассмотреть практический пример коммерческого предложения о сотрудничестве. Грамотно составленное письмо позволяет значительно увеличить шансы на заключение договора. Ниже мы предлагаем ознакомиться с содержанием персонального письма, отправленного работниками дизайнерского агентства.
«Дорогой Дмитрий Николаевич!
Наша фирма предлагает Вам заказать разработку дизайна для корпоративного сайта, который будет использоваться для представления продукции, изготовленной вашим предприятием. Наши специалисты имеют все необходимые ресурсы для того, чтобы создать мощный инструмент для развития бизнеса. Наши возможности:
- Разработка нескольких образцов дизайна с учетом индивидуальных требований клиента.
- Оказание помощи в дальнейшем запуске ресурса.
- Представление полной технической информации.
- Проведение обучающих семинаров с работниками компании.
- Бесплатная разработка фирменного логотипа в качестве подарка.
Затратив всего двадцать тысяч рублей за заказ разработку корпоративного сайта, Вы значительно увеличите охват потребительской аудитории. Наличие собственного ресурса позволяет увеличить продажи на 300 процентов! При этом, Вы получите доступ к новому рынку и возможность принимать заказы от клиентов из других регионов.
Наши условия:
- Оплата полной стоимости услуг на момент подписание договора.
- Размещение рекламного блока на созданном ресурсе со ссылкой на наш сайт.
Мы с удовольствием рассмотрим Ваши предложения о взаимовыгодном сотрудничестве!
С уважением, представитель компании «Дизайн», Романова Р. Р.Вконтакте